Termine

Als hätten Ehrenamtliche nicht bereits genug zu beachten. Nun kommt mit der Datenschutzgrundverordnung nochmal ein Bürokratiemonster hinzu. So scheint es zumindest auf den ersten Blick. Dabei ist alles gar nicht so kompliziert.  

Die Beispiele Facebook und Whatsapp zeigen es deutlich, wie sorglos bisher in weiten Bereichen mit den Daten von Kunden, Geschäftspartnern und allgemein uns Bürgern umgegangen wird. Deshalb ist es unbestritten, dass eine gesetzliche Regelung erforderlich war, die mit der Datenschutzgrundverordnung europaweit einheitlich seit 25.05.2018 in Kraft gesetzt wurde.  

Der Einzelne soll nach dem Willen des Gesetzgebers als Individuum darüber bestimmen können, ob und welche Informationen über ihn verarbeitet und welche Informationen durch Dritte gespeichert werden sollen. Die informationelle Selbstbestimmung wurde durch das Bundesverfassungsgericht in den Stand der Grundrechte erhoben.

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person.  

Vereine und Verbände sind daher – genauso wie Unternehmen – verpflichtet, ihren Datenverarbeitungsprozess (Umgang mit den Daten der Mitglieder den gesetzlichen Vorschriften anzupassen und zu dokumentieren.  

Dazu sind 4 Teilaspekte wichtig:  

·         Zustimmungserklärung des Mitgliedes zur Datenverarbeitung einholen  

Neumitglieder durch Unterschrift im Aufnahmeantrag auf die Zustimmung zur Datenerhebung im Rahmen der Vereinssatzung festlegen

Bestandsmitglieder: nachträgliche Zustimmung einholen  

·         Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO (Verfahrensverzeichnisse) erstellen:  

Welche?          Verarbeitungstätigkeit: Benennung:                _____________________

Wer?               Verantwortlicher/ Ansprechpartner:               _____________________

Was?               Zwecke der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit b) :    ________________

Wie?               Name des eingesetzten Verfahrens:                _____________________    

·         Datenschutzbeauftragten bestimmen, wenn erforderlich  

Vereine und Verbände haben die Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind. Dies ist bei Gartenbauvereinen in der Regel nicht der Fall, da die Arbeit meist bei den beiden Vorsitzenden, Kassier und Schriftführer verbleibt.  

·         Internet-Homepage anpassen (falls vorhanden):  

Datenschutzerklärung auf der Internetseite integrieren

Impressum der Vereinsinternetseite anpassen

Beispiel für Zustimmungserklärung für Mitglieder  

Name Mitglied: ______________________ Ich willige ein, dass der Verein/ Verband ___________________________

als verantwortliche Stelle, die in der Beitrittserklärung erhobenen personenbezogenen Daten wie Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion im Verein und Bankverbindung ausschließlich zum Zwecke der Mitgliederverwaltung, des Beitragseinzuges und der Übermittlung von Vereinsinformationen durch den Verein verarbeitet und genutzt werden.

Eine Übermittlung von Daten an Kreis-, Bezirks- und/oder Landesverbände findet nur im Rahmen der in der Satzung festgelegten Zwecke statt.

Diese Datenübermittlungen sind notwendig zum Zwecke der Organisation. Eine Datenübermittlung an Dritte außerhalb der Kreis-, Bezirks- und/oder Landesverbände findet nicht statt. Eine Datennutzung für Werbezwecke findet ebenfalls nicht statt.

Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden die personenbezogenen Daten gelöscht, soweit sie nicht entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Jedes Mitglied hat im Rahmen der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes/Datenschutzgrundverordnung das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die zu seiner Person bei der verantwortlichen Stelle gespeichert sind. Außerdem hat das Mitglied, im Falle von fehlerhaften Daten, ein Korrekturrecht.

­­­­­­­­­­­­­­________________________

Ort, Datum, Unterschrift

Beispiel für Eintrittserklärung, die sowohl Datenschutzbestimmungen als auch Zustimmung zur Veröffentlichung von Fotos enthält: